Van aanvraag tot nacalculatie in één doorlopend proces

De vraag was structuur: efficiënter omgaan met tijd in planning en routes, betrouwbare registratie op de baan, correcte nacalculatie en een aanvraag- en salesproces dat niet telkens opnieuw wordt uitgevonden. In vier maanden hebben we drie ketens van voor tot achter geautomatiseerd: van aanvraag tot verstuurklare offerte, van klantbezoek tot nacalculatie per contract, en van leveranciersprijs tot actuele productdata.

Wie diensten, producten en onderhoudscontracten combineert, werkt zelden in één systeem dat dat alles aankan. Zo lag het hier: het proces was sterk gefragmenteerd en de systemen waren niet voorzien op wat het bedrijf effectief levert. Dat kost tijd op kantoor, waar dezelfde informatie van de ene plek naar de andere verhuist, en op de baan, waar wat er gebeurt en verbruikt wordt niet gestructureerd wordt vastgelegd.

Daar komt de eigenheid van de contracten bij. De ene klant heeft vervanging van planten in zijn contract, de andere niet. Zolang dat onderscheid niet in de registratie zelf zit, klopt de nacalculatie niet en blijven planten, hydrokorrels en klein materiaal een post die snel oploopt zonder dat iemand ziet waar. Magazijnbeheer en verdere digitalisatie maakten eveneens deel uit van de oorspronkelijke vraag.

Eerst de instroom, dan de uitvoering op locatie, dan de data waarop beide steunen.

De gebruikte platformen worden in dit document niet bij naam genoemd. De technische keuzes en koppelingen lichten we toe in een gesprek.

Het bedrijf houdt geen nieuw systeemlandschap over, maar een proces dat in één richting loopt. Een aanvraag hoeft niet drie keer te worden ingegeven voor er een offerte buitengaat, een bezoek levert de gegevens op die het contract nodig heeft, en een offerte vertrekt van prijzen die actueel zijn, ook voor producten die al een tijd niet over de toonbank gingen.

Dit patroon duikt op zodra een bedrijf niet één ding verkoopt maar drie tegelijk: terugkerend onderhoud, materiaal dat verbruikt wordt en projecten op maat. Standaardsoftware dekt er meestal één goed en de andere twee half.

Wij beginnen niet bij software. Elk traject start met een screening: interviews bij de mensen die het werk doen, een mapping van het proces zoals het vandaag echt loopt, en een prioritering van wat het eerst moet worden aangepakt. Hier leverde dat een duidelijke volgorde op: eerst de aanvragen en de salesopvolging, daarna routes en registratie op de baan, en pas daarna de data en de leverancierskoppelingen eronder. Elke stap maakt de volgende goedkoper, omdat er telkens minder handwerk overblijft om te automatiseren.