1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is Wellens BV, handelend onder de handelsnaam Small Steps Big Impact, met maatschappelijke zetel te Heirbaan 96, 3620 Lanaken, België, kantoor- en bezoekadres Corda Campus Hal A, Kempische Steenweg 303, 3500 Hasselt, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0789.681.057 (BTW BE0789.681.057), hierna "SSBI", "wij" of "ons". Voor alle vragen over dit beleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via e-mail op senne.wellens@smallstepsbigimpact.io, per post op het bovenstaande adres of telefonisch op +32 474 13 78 13. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat de aard en omvang van onze verwerkingen dat niet vereisen; bovenstaand contactpunt behandelt alle privacyvragen.

2. Op wie en waarop is dit beleid van toepassing?

Dit beleid geldt voor elke natuurlijke persoon van wie wij persoonsgegevens verwerken in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke: bezoekers van de website smallstepsbigimpact.io en de bijbehorende subdomeinen, personen die ons contacteren via het contactformulier, e-mail, telefoon of sociale media, personen die via onze website een afspraak inplannen, abonnees van onze nieuwsbrief, contactpersonen bij (potentiële) klanten, partners en leveranciers, deelnemers aan onze workshops en opleidingen, en sollicitanten. Wanneer wij in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld omdat wij een automatisering bouwen of onderhouden die gegevens van de klant of diens klanten verwerkt, treden wij op als verwerker in de zin van artikel 28 AVG. In dat geval is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn de afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Dit beleid is niet van toepassing op die verwerkingen; u richt zich daarvoor tot de betrokken klant.

3. Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke rechtsgrond?

Hieronder vindt u per situatie welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op welke rechtsgrond en hoe lang wij ze bewaren. Wij verzamelen nooit meer gegevens dan nodig voor het beschreven doel.

3.1 Bezoek aan onze website

Bij elk bezoek aan onze website verwerken onze hostingprovider en wijzelf technische gegevens: uw IP-adres, het type en de versie van uw browser en besturingssysteem, de bezochte pagina’s, het tijdstip van uw bezoek, de verwijzende website en foutmeldingen. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de website correct weer te geven, om de veiligheid en stabiliteit van de website te garanderen en om misbruik op te sporen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige website (art. 6.1.f AVG). Serverlogs bewaren wij maximaal 12 maanden. Daarnaast plaatsen wij, uitsluitend met uw toestemming, analytische en marketingcookies. Meer daarover leest u in hoofdstuk 5 (Cookies).

3.2 Contactformulier, e-mail, telefoon en sociale media

Wanneer u ons een bericht stuurt via het contactformulier op de website, per e-mail, telefonisch of via LinkedIn of een ander sociaal netwerk, verwerken wij uw naam, e- mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie (indien meegedeeld) en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden en om, indien u daarom vraagt, een screening, offerte of afspraak voor te stellen. Rechtsgrond: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om te reageren op wie ons contacteert (art. 6.1.f AVG). Wij bewaren de correspondentie tot 24 maanden na het laatste contact; leidt het contact tot een overeenkomst, dan gelden de bewaartermijnen van punt 3.5.

3.3 Een afspraak inplannen

Via onze website kunt u rechtstreeks een kennismakingsgesprek of screening inplannen met een online planningstool. Daarbij verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, het gekozen tijdstip en eventuele opmerkingen die u toevoegt. Wij gebruiken deze gegevens om de afspraak vast te leggen, u een bevestiging en herinnering te sturen en het gesprek voor te bereiden. Rechtsgrond: de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). De planningstool wordt aangeboden door een externe dienstverlener die optreedt als onze verwerker; zie hoofdstuk 6. De afspraakgegevens bewaren wij tot 24 maanden na de afspraak, tenzij er een overeenkomst uit voortvloeit.

3.4 Nieuwsbrief

Als u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, verwerken wij uw e-mailadres, uw naam (indien opgegeven), het tijdstip van inschrijving en het IP-adres waarmee u zich inschreef (als bewijs van uw toestemming). Wij sturen u dan periodiek inzichten over AI, automatisering en procesoptimalisatie, praktijkvoorbeelden en nieuws over ons aanbod en onze workshops. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG). U bevestigt uw inschrijving via een bevestigingslink (double opt-in). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief of door ons te mailen; wij verwijderen u dan binnen de 5 werkdagen uit de verzendlijst. Wij meten of nieuwsbrieven geopend worden en op welke links geklikt wordt om onze inhoud te verbeteren; dit maakt deel uit van de toestemming die u geeft bij inschrijving. Bestaande klanten kunnen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) informeren over diensten die vergelijkbaar zijn met wat zij bij ons afnamen. Ook daar kunt u zich op elk moment kosteloos tegen verzetten.

3.5 Klanten, prospecten, partners en leveranciers

Van contactpersonen bij (potentiële) klanten, partners en leveranciers verwerken wij identificatie- en contactgegevens (naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, bedrijfsgegevens), gegevens over de samenwerking (offertes, voorstellen, contracten, verslagen van gesprekken en screenings, projectdocumentatie, facturen, betalingen) en de communicatie die wij met u voeren. Doeleinden: het opmaken van voorstellen en offertes, het uitvoeren en opvolgen van de overeenkomst, klantenbeheer, facturatie en boekhouding, en het beheer van geschillen. Rechtsgronden: de uitvoering van de overeenkomst of van precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG), het nakomen van wettelijke verplichtingen zoals de boekhoud- en fiscale wetgeving (art. 6.1.c AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte bedrijfsvoering en het verdedigen van onze rechten (art. 6.1.f AVG). Tijdens een screening voeren wij gesprekken met medewerkers van de klant en brengen wij processen in kaart. De notities en verslagen die daaruit voortvloeien bevatten enkel de professionele gegevens die nodig zijn om het proces te beschrijven. Wij vragen de klant om medewerkers hierover vooraf te informeren. Bewaartermijnen: contract- en projectgegevens bewaren wij tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst (de gemeenrechtelijke verjaringstermijn voor contractuele vorderingen), boekhoudkundige stukken en facturen 10 jaar na afsluiting van het boekjaar (wettelijke verplichting), en gegevens van prospecten met wie geen overeenkomst tot stand kwam tot 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact.

3.6 Prospectie (B2B)

Wij kunnen professionele contactgegevens van ondernemingen en hun contactpersonen (bedrijfsnaam, naam en functie van de contactpersoon, zakelijk e-mailadres of telefoonnummer, website) verzamelen uit publiek toegankelijke bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, bedrijfswebsites en professionele netwerken, om hen te informeren over ons aanbod. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij het voeren van B2B-marketing (art. 6.1.f AVG, overweging 47). Wij beperken ons tot personen van wie de functie relevant is voor ons aanbod, contacteren hen enkel in hun professionele hoedanigheid en bieden bij elk bericht een eenvoudige mogelijkheid om zich te verzetten. Bij verzet stoppen wij het contact onmiddellijk en nemen wij u op in een lijst van personen die niet meer benaderd worden. Wij bewaren prospectiegegevens maximaal 24 maanden na verzameling indien er geen reactie volgt.

3.7 Workshops en opleidingen

Van deelnemers aan onze workshops en trainingen verwerken wij naam, e-mailadres, werkgever en functie, aanwezigheid en eventuele evaluaties. Wij gebruiken deze gegevens om de workshop te organiseren, deelnemers te informeren, cursusmateriaal te bezorgen en attesten of facturen op te maken. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Foto’s of video’s tijdens een workshop worden enkel gemaakt en gepubliceerd met voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming van de herkenbare personen (art. 6.1.a AVG). Deelnemersgegevens bewaren wij tot 24 maanden na de workshop, facturatiegegevens 10 jaar.

3.8 Sollicitanten

Als u bij ons solliciteert, verwerken wij de gegevens die u ons bezorgt (cv, motivatiebrief, contactgegevens, portfolio) en onze notities van de gesprekken, met als doel uw kandidatuur te beoordelen. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG). Zonder aanwerving wissen wij uw gegevens uiterlijk 12 maanden na afronding van de procedure, tenzij u toestemt dat wij ze langer bewaren voor toekomstige vacatures.

4. Bijzondere categorieën van gegevens en minderjarigen

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, gegevens over etnische afkomst, politieke opvattingen of religieuze overtuigingen) en vragen u ons dergelijke gegevens niet te bezorgen. Onze website en diensten richten zich op ondernemingen en professionals en zijn niet bestemd voor personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Vermoedt u dat een minderjarige ons toch gegevens bezorgde, neem dan contact met ons op; wij verwijderen die gegevens dan.

5. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies: kleine tekstbestanden die op uw toestel worden opgeslagen wanneer u de website bezoekt. Wij gebruiken ook vergelijkbare technologieën zoals pixels, scripts en local storage. Waar wij hieronder "cookies" schrijven, bedoelen wij al deze technologieën. De regels hierover staan in artikel 129 van de wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en in de AVG.

5.1 Welke cookies gebruiken wij?

Categorie Doel Rechtsgrond Voorbeelden en bewaartermijn Noodzakelijke cookies Laten de website correct werken: pagina-navigatie, beveiliging, het onthouden van uw cookiekeuze, de werking van het contactformulier en de planningstool. Geen toestemming vereist (strikt noodzakelijk, art. 129 §3 WEC). Sessiecookies (verwijderd bij sluiten browser); cookie met uw cookievoorkeur: 12 maanden. Analytische cookies Meten hoe bezoekers de website gebruiken (bezochte pagina’s, duur, herkomst, toestel), zodat wij de website kunnen verbeteren. Uw toestemming. [Google Analytics 4]: _ga en _ga_*, 24 maanden. IP- adressen worden ingekort/geanonimiseerd. Zolang u geen toestemming geeft, draait Google Analytics in toestemmingsmodus: er worden geen cookies geplaatst en geen identificatoren bewaard; enkel geanonimiseerde, geaggregeerde signalen worden verstuurd. Marketingcookie s Meten van de doeltreffendheid van onze advertenties en tonen van relevante advertenties op andere platformen. Uw toestemming. [LinkedIn Insight Tag]: li_sugr en bcookie, tot 12 maanden; [Meta Pixel]: _fbp, 3 maanden. Functionele cookies van derden Ingebedde inhoud of tools van derden, zoals de afsprakenplanner of ingebedde video’s. Uw toestemming, tenzij strikt noodzakelijk om de door u gevraagde functie te leveren. [Calendly / Cal.com]: sessiecookies; [YouTube / Vimeo]: tot 24 maanden. De concrete cookienamen, bewaartermijnen en aanbieders worden regelmatig nagekeken en kunnen wijzigen. Een actuele, gedetailleerde lijst is beschikbaar via de cookie-instellingen op de website.

5.2 Toestemming beheren

Bij uw eerste bezoek tonen wij een cookiebanner waarmee u alle niet-noodzakelijke cookies kunt aanvaarden of weigeren, of per categorie een keuze kunt maken. Weigeren is even eenvoudig als aanvaarden en heeft geen gevolgen voor uw toegang tot de website. Niet- noodzakelijke cookies worden pas geplaatst nadat u ze aanvaard hebt. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Daarnaast kunt u cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser; sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk minder goed. Wij bewaren het bewijs van uw cookiekeuze gedurende 12 maanden, waarna wij u opnieuw om uw voorkeur vragen.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen ze enkel in de volgende gevallen.

6.1 Verwerkers

Wij doen een beroep op dienstverleners die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht en volgens onze instructies. Met elk van hen sloten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Het gaat om de volgende categorieën: websitehosting en domeinbeheer, e-mail- en kantoorsoftware, cloudopslag en documentbeheer, CRM- en klantenbeheersoftware, de online planningstool voor afspraken, de nieuwsbriefsoftware, webanalyse- en advertentieplatformen (enkel met uw toestemming), boekhoud- en facturatiesoftware, en tools voor videovergaderingen en het transcriberen of samenvatten van gesprekken. Een actuele lijst van onze verwerkers bezorgen wij u op eenvoudig verzoek.

6.2 Partners

Voor bepaalde opdrachten werken wij samen met partners, bijvoorbeeld voor de commerciële opvolging van voorstellen of voor communicatie- en contentdiensten. Wij delen uw professionele contactgegevens enkel met een partner wanneer dat nodig is om een voorstel uit te werken of een opdracht uit te voeren waarbij die partner betrokken is, en wij informeren u daarover. De partner verwerkt uw gegevens dan als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke of als onze verwerker, afhankelijk van zijn rol.

6.3 Overheden en adviseurs

Wij kunnen uw gegevens meedelen aan overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld de fiscale administratie) en aan onze boekhouder, juridisch adviseurs of verzekeraars wanneer dat nodig is om onze rechten te verdedigen of aan onze verplichtingen te voldoen. Bij een overdracht van onze onderneming of een fusie kunnen gegevens worden overgedragen aan de overnemer, die dan gebonden blijft door dit beleid.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze verwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of maken gebruik van servers daarbuiten, met name in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen wij ervoor dat de doorgifte gebeurt op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde ontvangers) of, bij gebrek daaraan, op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig. U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via het contactpunt in hoofdstuk 1.

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Daartoe behoren onder meer versleutelde verbindingen (TLS) voor onze website en e-mail, tweestapsverificatie en sterke wachtwoorden op al onze systemen, toegangsbeperking tot wie de gegevens nodig heeft, regelmatige back-ups, een zorgvuldige selectie van verwerkers en contractuele beveiligingsverplichtingen voor onze partners. Stellen wij ondanks deze maatregelen een inbreuk vast die een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dit binnen de wettelijke termijn aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan u.

9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze verzamelden, rekening houdend met de wettelijke bewaarplichten en verjaringstermijnen. De concrete termijnen per verwerking vindt u in hoofdstuk 3 en 5. Na afloop van de bewaartermijn wissen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een lopend geschil of een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

10. Uw rechten

U beschikt op grond van de AVG over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

11. Klachten

Hebt u een klacht over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf, zodat wij het kunnen oplossen. U hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, telefoon +32 (0)2 274 48 00, e-mail contact@apd-gba.be, website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woont u in een andere lidstaat van de EER, dan kunt u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit van uw woonplaats; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites en diensten van derden, zoals sociale netwerken of tools van partners. Dit beleid geldt niet voor die websites. Wij raden u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt te raadplegen.

13. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, de gebruikte tools of de wetgeving wijzigen. De meest recente versie staat steeds op onze website, met vermelding van de versie en de datum van inwerkingtreding. Bij wezenlijke wijzigingen die u rechtstreeks raken, informeren wij u op een passende manier, bijvoorbeeld per e-mail als wij over uw adres beschikken. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen. Dit beleid is beschikbaar in het Nederlands en het Engels. Bij tegenstrijdigheid tussen beide versies heeft de Nederlandse versie voorrang.

Zien waar de meerwaarde zit?

Klaar voor je eerste kleine stap?

Plan een kennismaking met Senne. Geheel vrijblijvend.
Je gaat sowieso met enkele concrete tips naar buiten.