Buitendiensttool met nacalculatie en inkoopsturing

Prestaties en materiaalverbruik op de werf werden niet gestructureerd geregistreerd, waardoor facturatie en inkoop op schatting gebeurden. Wij zetten een buitendiensttool op met bestaande SaaS-platformen, gekoppeld via API aan de software die er al stond. Medewerkers registreren op de werf elke uitgevoerde stap van een project, die registraties worden omgezet in een nacalculatie per project, en het verbruik wordt op jaarbasis ontsloten als stuurinformatie voor de aankoop.

Bij werk op verplaatsing zit de waarheid over een project bij de mensen die het uitvoeren. Wat er precies gedaan is, hoelang het geduurd heeft en wat eraan verbruikt werd, gebeurt op de werf en niet op kantoor. Wordt dat niet vastgelegd op het moment zelf, dan bestaat het na een paar dagen enkel nog als herinnering. Precies dat was hier het geval.

Dat raakt twee processen tegelijk, en het zijn net de twee waar het geld passeert. De facturatie vertrekt van wat men denkt geleverd te hebben in plaats van van wat effectief geleverd is. De inkoop bestelt op gevoel, omdat het werkelijke verbruik nergens als cijfer bestaat. Beide problemen hebben dezelfde oorzaak, en dus ook dezelfde oplossing.

Elke schakel lost een stuk van het probleem op, en pas samen veranderen ze hoe het bedrijf factureert en bestelt.

De gebruikte platformen worden in dit document niet bij naam genoemd. De technische keuzes en koppelingen lichten we toe in een gesprek.

De facturatie vertrekt van werkelijk geleverde prestaties, dus is een factuur verdedigbaar wanneer een klant ernaar vraagt. Het project is achteraf inzichtelijk, dus wordt zichtbaar wat een opdracht effectief gekost heeft in plaats van wat ze had moeten kosten. En de aankoop krijgt het jaarverbruik als cijfer in handen, waardoor bestellingen dichter aansluiten bij wat er werkelijk verbruikt wordt en de cashflow verbetert.

Het duikt op in elke organisatie waar mensen buiten het kantoor werken, waar ter plaatse tijd en materiaal verbruikt wordt en waar de administratie daarna moet reconstrueren wat er gebeurd is. Een bedrijf dat vloeren herstelt, een installateur, een technische dienst of een bureau dat crews en materiaal naar een locatie stuurt: telkens dezelfde drie breekpunten.

Wij beginnen niet bij software. Elk traject start met een screening: interviews op locatie bij de mensen die het werk doen, een mapping van het proces zoals het vandaag echt loopt, en een prioritering van wat het eerst moet worden aangepakt. Pas daarna bepalen we wat er gebouwd wordt, hoe groot het wordt en in welke volgorde het uitgerold wordt. De duurste fout in dit soort projecten is een tool bouwen rond een proces dat niemand grondig heeft uitgetekend.

Die volgorde bepaalt ook het budget. Na de screening weten jullie wat er gebouwd moet worden en wat het kost, in plaats van vooraf te moeten beslissen over iets dat nog niet scherp staat.